Najczęstsze problemy z komunikacją – najczęściej spotykanym problemem jest brak umiejętności dawania i odbierania informacji zwrotnych oraz praca w silosach – odizolowanych od siebie zespołach, które nie komunikują się między sobą.
Jak poprawić komunikację w zespole – odpowiedni trening i praca warsztatowa pozwala nabyć nowe umiejętności znacząco usprawniając komunikację w zespołach.
Narzędzia i dobre praktyki – korzystanie z komunikatorów, zredukowanie ilości wysyłanych maili oraz wdrożenie sprawdzonych narzędzi do dokumentacji pozwala usprawnić przepływ informacji i wprowadzić transparentność do codziennej pracy Muzeum.
Czytelna komunikacja, umiejętność słuchania i konstruktywny dialog to niezwykle trudne do opanowania umiejętności. Choć wydają się niezbędne w codziennym życiu, większość z nas nie posiada odpowiedniej wiedzy na temat tego, jak budować pozytywne relacje oparte na otwartej komunikacji i przekazywaniu konstruktywnej informacji zwrotnej. Naturalnym jest dla nas, że sugestie dotyczące tego, jak wykonujemy nasze codzienne obowiązki, czy też uwagi odnośnie prowadzonych przez nas projektów odbieramy jako krytykę i atak na naszą pracę oraz na nas samych. To z kolei prowadzi do wielu długofalowych problemów natury komunikacyjnej, które blokują naszą kreatywność i rozbijają nasz zespół od środka. Jakie są więc najczęstsze problemy związane z brakiem odpowiedniej komunikacji?
Najczęstszym zjawiskiem, na jakie zwracają uwagę nasi partnerzy ze środowiska muzealnego jest praca w silosach informacyjnych. Muzeum jako organizację tworzą zespoły, które zajmują się często skrajnie różnymi zagadnieniami, od administracji przez katalogowanie zabytków po marketing i kontakty z mediami. Zdarza się jednak, że praca poszczególnych zespołów od czasu do czasu się zazębia. Na przykład, przy tworzeniu wystawy współpracują ze sobą działy koordynujące wystawę, naukowe i edukacyjne. Jednak przez brak odpowiedniej komunikacji między nimi, zespoły pracując na co dzień w swoich własnych silosach informacyjnych, nie widzą potrzeby komunikacji z pozostałymi działami muzealnymi. Koncentrując się jedynie na swoim własnym kawałku pracy, członkowie zespołów rzadko są w stanie dostrzec możliwości wykorzystania ich eksperckiej wiedzy w szerszych działaniach całego Muzeum.
Taka wyrwa w komunikacji skutkuje kilkoma nawarstwiającymi się problemami. Przede wszystkim praca w silosach często powoduje powielanie pracy przez opracowywanie tych samych/podobnych zagadnień w kilku różnych zespołach na raz. Skutkuje to nieefektywnym wykorzystaniem czasu a niekiedy nawet stratą pieniędzy, które trzeba wydać na zniwelowanie problemów, których udałoby się łatwo uniknąć, gdyby komunikacja pomiędzy zespołami działała prawidłowo. Co ciekawe, podobna struktura silosów informacyjnych funkcjonuje często w dużych korporacjach, w których poszczególne zespoły wręcz rywalizują ze sobą realizując narzucone odgórnie, całkowicie sprzeczne ze sobą cele.
Ponadto, nie rozmawiając ze sobą na tematy, które często okazują się wspólne, nie ma możliwości wypracowania ciekawszych, bardziej kompleksowych i nowatorskich pomysłów. Pracujące w silosach zespoły często nie mają również poczucia, że są częścią skomplikowanej struktury Muzeum, które ma zdefiniowane, wspólne dla wszystkich cele rozwoju. Skupienie pracy w silosach utrudnia, a w ekstremalnych przypadkach uniemożliwia zatem efektywną realizację strategicznych celów krótko- i długofalowych.
Dużym problemem są również wspomniane na wstępie problemy z aktywnym słuchaniem i umiejętnością przekazywania konstruktywnej krytyki. Często znajdujemy się w sytuacji, kiedy mamy w głowie pomysł, sugestię lub uwagę dotyczącą projektu prowadzonego przez drugą osobę, ale nie chcąc jej urazić decydujemy się nie wypowiadać swojego zdania, które sami być może uważamy bardziej za krytykę cudzej pracy lub osoby, którą lubimy i szanujemy.
Z drugiej strony, kiedy krytyka już wybrzmiewa, często, zamiast przedstawić swój punkt widzenia i przekazać komuś swoje konstruktywne uwagi, używamy słów bardziej jako formy ataku na osobę, która nas irytuje lub, w naszym odczuciu robi coś rażąco nieodpowiedniego.
W obu tych przypadkach komunikacja zdecydowanie nie działa. Nie ma znaczenia czy powstrzymujemy się przed wypowiedzeniem własnego zdania, czy krytykujemy dla samej krytyki. Oba te zachowania sprawiają, że ludzie, z którymi pracujemy na co dzień jeszcze bardziej zamykają się w swoich silosach i nie mają ochoty poddawać swojej pracy pod osąd innych, wiedząc, że odpowiedzią będzie albo głucha cisza, albo atak na ich pracę lub wręcz na nich samych.
W tak dużej organizacji, jaką jest Muzeum mamy do czynienia z wieloma projektami, wątkami w dyskusjach i sprawami około-organizacyjnymi, za którymi często trudno nadążyć. Do tego dochodzą dziesiątki lub nawet setki maili, które znajdujemy na naszych skrzynkach pocztowych, liczne telefony od współpracowników i rozproszone rozmowy wykorzystujące nieprzystosowane do tego typu komunikatory typu Messenger czy WhatsApp.
Wszystko to wpływa destrukcyjnie na naszą organizację pracy. Więcej czasu poświęconego na odnalezienie się w chaosie komunikacyjnym to mniej czasu, jaki możemy poświęcić na efektywną pracę, nie mówiąc już o generowaniu ciekawych i nowatorskich pomysłów na rozwój naszego Muzeum.
Na szczęście istnieją sprawdzone metody jak wszystkim wspomnianym problemom zaradzić. Niektóre rozwiązania są proste i trywialne, inne wymagają intensywnej pracy po stronie zespołów muzealnych. Jednak cele, jakimi są sprawna komunikacja i dobrze funkcjonująca struktura Muzeum, są warte czasu i wysiłku włożonego w polepszenie współpracy w kierunku zrównoważonego rozwoju wszystkich naszych zespołów.
Aby móc poprawić komunikację w zespole, bardzo często należy zacząć od podstaw. Patrząc na pracę tylko ze swojej perspektywy, często nie dostrzegamy, że inni zmagają się z podobnymi do naszych problemami. Ograniczając przepływ informacji rzadko mamy także świadomości tego, że być może projekty realizowany w innych zespołach mogłyby okazać się interesujące również w kontekście naszej własnej pracy. Aby znaleźć wspólny język i zachęcić zespoły do dialogu, konieczne jest wyrównanie wiedzy.
Aby móc spojrzeć szerzej na wiele wątków i projektów składających się na ekosystem muzealny musimy zadbać o to, aby zrozumieć inne perspektywy działania, które nierzadko okazują się diametralnie inne niż nasza własna. Dla wyrównania wiedzy pomiędzy zespołami konieczne jest stworzenie przestrzeni na dialog, w której możliwe będzie dokładne poznanie zakresu pracy i celów wszystkich kluczowych departamentów Muzeum. Zmiana perspektywy pozwala nam poznać inne spojrzenie na podobne do naszych problemy oraz znaleźć zrozumienie i wspólny język z osobami, z którymi nie współpracujemy na co dzień. Poznając szczegóły pracy innych oraz zagadnienia i cele jakie im przyświecają, bardzo często dostrzeżemy elementy wspólne z naszym własnym podejściem do pracy i codziennych obowiązków. Dzięki temu będziemy również w stanie łatwiej znaleźć potencjalne okazje do współpracy i pomysły na nowe projekty możliwe do realizacji w szerszym kolektywie.
Rozproszone działania poszczególnych zespołów często wpływają destruktywnie na realizację krótko- i długofalowych celów strategicznych Muzeum. Wspomniana wcześniej praca w silosach nie sprzyja poczuciu bycia częścią większej całości oraz utrudnia koordynowanie wspólnych działań. Dlatego niezwykle istotne jest przepracowanie wspólnie ze wszystkimi kluczowymi zespołami zagadnień dotyczących strategii i głównych celów, do których Muzeum powinno dążyć. Zaproszenie wszystkich do dyskusji nad tym jak najlepiej te cele realizować tworzy poczucie wypracowania wspólnej strategii, sprzyja nowym pomysłom oraz poprawia komunikację pomiędzy zespołami.
Likwidacja silosów informacyjnych jest więc dla określenia i realizowania wspólnych celów kluczowa. Jednak ciężko jest z nimi walczyć bez odpowiednich narzędzi, które wspomogą naszą cyfrową ewolucję w strukturze muzeum.
W sektorze komercyjnym Istnieje wiele sprawdzonych metod współpracy w dużych zespołach projektowych. Bez ciągłego doskonalenia przepływu informacji i dostosowywania narzędzi i praktyk do zmieniających się uwarunkowań, wiele firm czekałby smutny koniec. Efektywna komunikacja służy przede wszystkim optymalizacji czasu pracy i kosztów z tym związanych. Z jednej strony pozwala na szybsze wychwycenie problemów projektowych, z drugiej strony sprzyja kreatywnemu podejściu do realizowanych zadań oraz przerzuca sporą część decyzyjności na konkretne zespoły. Warto więc się przyjrzeć kilku dobrym praktykom, które sprawiają, że projekty realizowane są sprawnie i na czas.
Bardzo często mamy do czynienia z sytuacją, kiedy bierzemy udział w kilku mniejszych i większych projektach na raz. Do tego dochodzą kwestie administracyjne, organizacyjne, delegacje, konferencje czy planowanie urlopów. Jest to codzienna sytuacja w prawie każdej organizacji, dlatego niezwykle ważne jest odpowiednie “kanałowanie” poszczególnych strumieni informacji, które daje możliwość łatwego śledzenia kilku różnych wątków na raz.
Do usprawnienia przepływu informacji świetnie nadają się takie narzędzia jak Slack lub Microsoft Teams. Pozwalają one na tworzenie wielu kanałów tematycznych opartych na niezwykle prostych zasadach konwersacji czatowych. Rozmowy toczone są asynchronicznie, co oznacza, że danym wątkiem możemy zająć się w momencie kiedy mamy czas lub potrzebę, podobnie jak wszystkie pozostałe zaangażowane w daną konwersację osoby. Spora elastyczność w tworzeniu zamkniętych i otwartych kanałów, zapraszaniu konkretnych osób ad hoc oraz możliwość korzystania z komunikatora zawsze i wszędzie (aplikacje działają świetnie na urządzeniach mobilnych), zwiększa naszą responsywność wobec innych oraz porządkuje chaos komunikacyjny związany z prowadzeniem rozmów w wielu wątkach na raz.
Powiedzenie, że otwarcie skrzynki mailowej z rana działa lepiej niż kawa nie wzięło się znikąd! O ile część spraw administracyjnych i formalnych nie może obejść się bez dokumentacji mailowej, o tyle codzienna komunikacja staje się dużo łatwiejsza, jeśli ograniczymy ilość wysyłanych wewnętrznie maili na rzecz wspomnianych wyżej komunikatorów. Bardzo często ilość wątków i osób biorących udział w wymianie maili powoduje, że nasza skrzynka pocztowa staje się kopalnią bez dna. Codziennie rano znajdujemy tam kilkadziesiąt nowych wiadomości, z czego bardzo często spora ich część nas nie dotyczy. Potęguje to chaos komunikacyjny i sprawia, że od samego rana jesteśmy przytłoczeni pozornym nawałem informacji, które, jak nam się wydaje, powinniśmy przyswoić.
Odejście od nadmiaru maili na rzecz komunikatorów sprawia, że chaos komunikacyjny samoistnie się porządkuje. Jeśli coś ląduje na naszej skrzynce mailowej oznacza, że jest to coś naprawdę ważnego, nad czym powinniśmy się pochylić. Przekierowanie reszty komunikacji do komunikatora pozwala łatwiej śledzić poszczególne wątki oraz brać udział w wybranych dyskusjach. Spokojnie możemy również otwierać naszą poranną pocztę, z kubkiem dobrej kawy w ręku.
Tworzenie interdyscyplinarnych zespołów angażujących się w zróżnicowane działania w obrębie Muzeum ma niestety swoje minusy. Mnogość projektów i osób za nie odpowiedzialnych tworzy problem odpowiedniej dokumentacji i przekazywania wiedzy. Jest to bolączka każdej większej organizacji i ważne jest, aby zapewnić odpowiednią przestrzeń na szczegółowy opis naszych działań, dostępną dla wszystkich zaangażowanych w mniejsze i większe projekty związane zarówno ze strategią Muzeum, jak i codziennym funkcjonowaniem instytucji.
W odróżnieniu od wspomnianych wyżej narzędzi komunikacji, sama dokumentacja informacji ma formę bardziej zbliżoną do tworzenia biblioteki/bazy wiedzy. Podobnie jak w kwestii komunikacji, istnieją gotowe, przetestowane platformy, pozwalające w łatwy sposób gromadzić niezbędną dla projektów wiedzę, tworzyć podsumowania spotkań i warsztatów oraz wymieniać się uwagami i komentarzami w kontekście danego problemu/zagadnienia.
Dokumentację projektową tworzy się dwutorowo. Po pierwsze, należy zadbać o odpowiedni opis projektu, wymagań, niejasności i potencjalnych problemów, których istnienia na kolejnych etapach prac jesteśmy świadomi. Platformy typu Confluence umożliwiają tworzenie odpowiedniej struktury dokumentacji, przypisywanie osób do projektów, oraz śledzenie postępów w pracach za pomocą tzw. Roadmapy – kalendarza projektu, w którym planujemy kolejne etapy prac.
Po drugie, często zmagamy się z rozdzieleniem zadań pomiędzy członków zespołów. Im więcej wątków, tym trudniej śledzić postęp prac i problemy, które w ramach zadania mogą się pojawić. Najpopularniejszą platformą do zarządzania zadaniami jest Jira. Jest to uzupełniający wspomniany wyżej Confluence produkt, pozwalający odpowiednio planować, rozdzielać i śledzić poszczególne zadania w ramach projektu. W ramach jednego wątku łatwo tworzy się pod-zadania i prowadzi dyskusje. W prosty sposób można także oznaczać status poszczególnych zadań od pomyślnie zakończonych po blokery wpływające na pracę całego zespołu projektowego.
Podsumowując, praca nad poprawą komunikacji w zespole na początku najprawdopodobniej nie będzie łatwa. Liczne przyzwyczajenia i ograniczenia technologiczne są trudne do przezwyciężenia, zwłaszcza jeśli stosujemy je “od zawsze”. Jednak nagrodą w tym wymagającym procesie jest lepsza praca zespołów muzealnych, ciekawsze i kreatywne projekty na rozwój instytucji oraz oszczędność czasu i pieniędzy, które można w zamian spożytkować na coś, co z perspektywy naszego Muzeum ma prawdziwą wartość i znaczenie.
© 2024 Lagom – All rights reserved
Twoja wiadomość została wysłana.
Odpowiemy na nią tak szybko jak to możliwe!
